LTS Konvertierung

In diesem Artikel findest du alle Informationen zu Ablauf, Ausnahmen, Änderungen, Fristen und Bedingungen zur Umstellung der Vereine aus der alten Version auf die neue Version.

Wie läuft die Konvertierung ab?

Beruhend auf den Erfahrungen der letzten Jahre, erfolgt die Umstellung diesmal nicht global, sondern einzeln vorgenommen nach dem bewährten Prinzip "First come, first served". Sobald dein Verein bereit ist, melde dich bei uns - idealerweise per Antwort auf einen Newsletter zur Konvertierung. Wir arbeiten diese chronologisch ab. Wichtig: Pushen durch wiederholtes Schreiben befördert deinen Verein somit automatisch an den aktuell hintersten Platz, also lass es bitte bleiben!

Was kannst du oder dein Verein zur Vorbereitung tun?

  • Aktualisiere in den Einstellungen die Daten deines Vereins, insbesondere die Anschrift.

  • Mach dich vorab mit der neuen Version vertraut. Logge dich in die neue Version ein oder erstelle einen neuen Nutzeraccount. Jedem Nutzer steht eine eigene kostenfreie Demo-Version zur Verfügung - zeitlich unbegrenzt.

  • Mach dich mit unseren Preisen bekannt und teile uns mit ob dein Verein diese Preise akzeptiert oder nicht. Es gibt keine kostenlose Variante. Wer sich nicht für einen Tarif entscheidet, kann folglich die neue Version nicht nutzen und wird somit nicht konvertiert. Die Tarife beginnen mit Abschluss sofort ohne Testphase. Zum Vertrautmachen kann schon jetzt die Demo-Version genutzt werden.

  • Beruft ggf. eine außergewöhnliche Vorstandssitzung ein, wenn die nächste reguläre erst nach dem Shutdown stattfände.

Welche Daten werden wie in die neue Version übernommen?

  • Die meisten Mitgliedsdaten werden 1:1 übernommen.

  • Einige Felder fallen weg, da sie im alten System kaum genutzt wurden und daher kein Äquivalent im neuen System haben. Die darin gespeicherten Informationen gehen jedoch nicht verloren, sondern werden als Eigene Felder oder Timelines migriert. U.a. sind das:

    • Firma, wenn Mitglied/Kontakt keine Firma ist

    • Position

    • Firmenabteilung

    • Familienstand

    • Weitere Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern

    • Abteilungsbezogene Ein-/Austrittsdaten

    • Funktionen

    • Ehrungen

  • Ungültige Daten werden in ein Eigenes Feld gefüllt.

  • Die Verträge werden nicht übernommen, denn die neuen Verträge sind inkompatibel zu den alten Verträgen, und müssen daher erneut erstellt werden. Den Mitglieder werden Informationen angehängt über die bestehenden Verträge, sodass die neuen Verträge per Filtern und Mehrfachänderungen zeitsparend zugewiesen werden können.

  • Abrechnungen, Zahlungen, Buchungen, und andere Finanzhistorien werden nicht konvertiert, da ebenfalls inkompatibel. Stattdessen übergeben wir CSV-Exporte aus der Datenbank mit ALLEN Details, die du im Office (früher Dokumentenablage) vorfinden wirst. So geht nichts verloren und ältere Vorgänge können jederzeit nachgeschlagen werden.

  • Rechnungs-PDFs aus LTS werden ebenfalls direkt in eurer Office im neuen System verlinkt, damit ihr noch ran kommt, falls mal benötigt.

Welche Funktionen fallen weg?

  • Rechnungsläufe - Durch Vertragszuweisung wird dieser Schritt nun automatisch vorgenommen.

  • Ressourcenverwaltung

  • Abteilungsbezogene Ein-/Austrittsdaten

  • Funktionen

  • Ehrungen

Welche Funktionen kommen hinzu?

  • Automatisches Lastschriftverfahren

  • Elektronischer Briefversand

  • Online-Mitgliedsantrag

  • Auswertungen

  • Konversationen

  • Timeline

  • Office Paket

  • Marktplatz mit Integrationen anderer Dienstleister

Was ändert sich noch?

  • Die Benutzeroberfläche wurde überarbeitet.

  • Hoher Grad an Automatisierung, besonders beim Abrechnen und Versenden häufig genutzter Unterlagen

  • Interessenten können die Mitgliedschaft selbst beantragen.

  • Textdokumente und Excel-Tabellen sowie Präsentationen können auch in campai bearbeitet werden.

  • Gänzlich neues Modul für Vorlagen

  • Mehr systemseitige Standardvorlagen

Konvertierung unvollständig. Was tun?

Dieser Fall ist unwahrscheinlich, aber nicht unmöglich. Sollte etwas fehlen oder falsch sein, schreib uns möglichst detailliert, woran dies ausgemacht werden kann. Kommen wir zum selben Ergebnis können wir die Konvertierung des Vereins nach Korrekturen erneut durchführen.

Außerdem kann bis zum 30.09.2019 parallel genutzt werden, sodass in solchen Fällen kein Ausfall droht. Aber bitte beachten: Nach der (letzten) Konvertierung erfolgt keine weitere Synchronisation mit der alten Datenbank. Änderungen müssen ggf. in der neuen Version nachgetragen werden.

Wie lange kann ich LTS noch nutzen?

Die LTS Server werden am 30.09.2019 um 16 Uhr heruntergefahren. Ab diesem Zeitpunkt kann nur noch ausschließlich die neue Version genutzt werden. Bitte stelle sicher, dass bis dahin

  • dein Verein konvertiert wurde oder

  • ein vollständiger Export der Mitgliedsdaten gezogen wurde, um später ohne Konvertierung mit einem neuen Vereins-Account zu starten.